لا يخفى على أحد أن إنتاجية الموظف أساسية لنجاح أي مؤسسة. لذلك، يكلَّف المديرون بمراجعة تقارير نشاط الموظفين بانتظام. ولكن هل تعرف ما الذي يجب البحث عنه في التقرير السنوي؟ وكيف يمكنك استخدام البيانات لزيادة إنتاجية الموظفين؟
أحياناً قد تبدو تقارير النشاط ملوّنة وممتلئة بالكثير من الأمور. في هذه التدوينة، سنخبرك ما هذه الأمور وكيف يمكنك الاستفادة من تقارير نشاط الموظفين لصالحك. ترقب المزيد!
إن كونك موظفاً لا يقتصر على الحضور والانصراف فحسب، بل النهج أشمل من ذلك! نعم، فالعمل بإنتاجية مهم، لكن إنتاجية الموظف تتجاوز ذلك أيضاً. فهي تشمل الاندماج في ثقافة الشركة، وإظهار قيمها، والعمل على تحقيق الأهداف المشتركة.
الموظف هو امتداد للشركة التي يعمل بها، وتنعكس إنتاجيته على الشركة ككل. لذلك، من المهم أن يفهم المديرون إنتاجية الموظفين، والعوامل المؤثرة عليها، وكيفية استخدام التقارير السنوية للموظفين لتحسينها.
التقارير السنوية للموظفين هي وسيلة لقياس إنتاجية الموظف والتحقق مما إذا كان الموظفون يحققون أهداف الشركة.
بينما هناك طرق أخرى لقياس إنتاجية الموظف، تُعد التقارير السنوية واحدة من أفضل الوسائل لمنح المديرين لمحة عن سلوك الموظف. لنلقِ نظرة أعمق!
تقارير نشاط الموظفين هي مستندات تتعقّب إنتاجية الموظف وفعاليته. يستخدم المديرون هذه التقارير لمراقبة أداء الموظفين وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. وقد تتضمّن تقارير نشاط الموظفين معلومات مثل الوقت المستغرق في مهام محددة، أو عدد المبيعات التي ينجزونها، أو عدد المكالمات التي يجرونها.
الغرض من تقارير نشاط الموظفين هو تزويد المديرين بنظرة عامة عن إنتاجية الموظف. وهذا أمر مهم جداً نظراً إلى أن متوسط إنتاجية العامل لا يتجاوز 60% من يوم العمل، وفقاً لـZippia – حيث تنخفض إنتاجية العامل المكتبي إلى 31%.
يمكن استخدام المعلومات الواردة في تقرير نشاط الموظف لاتخاذ قرارات بشأن كيفية تحسين إنتاجية وأداء الموظفين.
ويمكن إنشاء تقارير نشاط الموظفين بطرق متنوعة. فبعض الشركات تستخدم برامج تتبع وقت الموظفين، بينما تعتمد شركات أخرى على جداول زمنية يدوية. تأخذ التقارير السنوية للموظفين أشكالاً متعددة، ولكن هناك قواعد أساسية ينبغي اتباعها، فلنلق نظرة عليها!
إذا كنت تتساءل عما يبدو عليه تقرير نشاط الموظف، فإليك نظرة سريعة على البنود المختلفة التي غالباً ما تُدرج في هذه التقارير:
اسم الموظف: عادة ما تكون هذه أول معلومة مذكورة في التقرير السنوي للموظفين. يتبع ذلك مسمّى الموظف الوظيفي والقسم الذي ينتمي إليه.
نطاق التاريخ: المعلومات التالية التي تُذكر عادة في تقرير نشاط الموظف هي نطاق التاريخ الذي يتم الإبلاغ عنه. هذا يسمح للمديرين بملاحظة كيفية تغيّر إنتاجية الموظف على مر الوقت.
وصف المهام: يتضمن القسم التالي من تقرير نشاط الموظف وصفاً للمهام التي أُنجزت خلال فترة التقرير. قد يتضمن ذلك معلومات مثل عدد المبيعات المنجزة، أو المكالمات التي تم إجراؤها أو الرسائل الإلكترونية المُرسلة.
إجمالي الوقت: هو الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل خلال فترة التقرير. يمكن أن يُعبر عنه بالساعات أو الأيام أو الأسابيع.
نسبة الإنتاجية: تمثل نسبة الوقت الذي يقضيه الموظف في إنجاز مهام منتجة. يمكن التعبير عنها كنسبة مئوية أو نسبة عددية.
نسبة عدم الإنتاجية: تمثل نسبة الوقت الذي يقضيه الموظف في مهام غير منتجة. يمكن التعبير عنها كنسبة مئوية أو نسبة عددية.
فيما يلي مثال لما يبدو عليه تقرير نشاط الموظف! ملوّن، أليس كذلك؟
وكما ترى، يمكن أن تحتوي تقارير نشاط الموظفين على الكثير من المعلومات المختلفة. وتعتمد المعلومات المحددة المدرجة في التقرير السنوي للموظفين على احتياجات الشركة وأهدافها. والآن، حان وقت التفصيل أكثر.
عند الاطلاع على تقارير نشاط الموظفين، من المهم الانتباه إلى مقاييس رئيسية مثل تفاعل الموظفين، ومعدلات إكمال المشاريع، ومستويات الإنتاجية العامة. كما يفيد تتبع تقدم الموظف في مهام وأهداف محددة.
يمكن أن يزوّدك هذا المقياس برؤية حول إنتاجية الموظف وتركّزه. فالموظف الذي يظهر دائماً استغراقاً أطول في المهام قد يقدّم عملاً عالي الجودة على الفور.
من جهة أخرى، قد يواجه الموظف الذي يقضي وقتاً أقل في المهام صعوبةً في التركيز أو في إنجاز المهام بكفاءة. من المهم ملاحظة وجود أسباب مقبولة لاختلاف الوقت المستغرق في المهام، مثل أخذ فترات راحة أو التعامل مع أحداث مفاجئة.
إذا كنت تدير موظفين عن بُعد، فإن MonitUp يقدم ميزة ممتازة هي سجل الأنشطة اليومية للموظفين المصمم لمساعدة الأفراد والفرق على زيادة الإنتاجية والكفاءة.
بالطبع قد يرتبط الوقت المستغرق في المهام مباشرةً بجودة العمل المُنجز. يمكن قياس ذلك من خلال النظر إلى مؤشرات مثل عدد المهام المكتملة، والدقة والكفاءة في إتمامها، وما إذا كانت تتوافق أو تتجاوز التوقعات. وكذلك من خلال مزيج من نجاح المشاريع وتعليقات المديرين أو العملاء.
عند مراجعة تقارير نشاط الموظفين، من المهم إلقاء نظرة أقرب على عدد الأخطاء. فبالرغم من أن الأخطاء أمر لا مفر منه في أي عمل، فإن معدل الخطأ المرتفع باستمرار قد يكون دليلاً على قصور في تدريب الموظفين أو ضعف في الانتباه للتفاصيل.
قد يشير أيضاً إلى وجود خلل في العمليات أو المعدات التي تحتاج إلى معالجة.
إضافةً لذلك، فإن مقارنة معدل الأخطاء لدى الموظف بغيره في المنصب نفسه يمكن أن يقدم معلومات قيّمة حول أدائه.
عند مراجعة تقارير نشاط الموظفين، من المهم إلقاء نظرة فاحصة على مهارات تواصل الموظف. وقد يشمل ذلك قدرته على التواصل الفعّال مع الرؤساء والزملاء والعملاء.
كما يجب النظر في جودة وتواتر مراسلاته المكتوبة، مثل الرسائل الإلكترونية والتقارير. ومن الجوانب المهمة الأخرى لمهارات التواصل قدرة الموظف على الاستماع النشط والفعّال للمعلومات.
عند تحليل تقارير نشاط الموظفين، من المهم النظر في الحضور والدقة في المواعيد. فالتغيب المستمر أو التأخير المتكرر يمكن أن يؤثر سلباً على سير العمل وإنتاجية الفريق.
وقد يكون ارتفاع نسبة الغياب أو التأخير المزمن إشارة إلى مشكلات محتملة في تفاعل الموظف أو التزامه تجاه الشركة.
ولكن، قد تكون هناك ظروف طارئة تلعب دوراً، مثل الحالات الطارئة أو الإجازات المسبقة الموافقة. في مثل هذه الحالات، من المهم النظر إلى سجل الموظف العام وما إذا كان قد التزم بواجباته باستمرار في الماضي.
إذا كنت تعمل في مجال المبيعات، فهذا مؤشر في غاية الأهمية! فقياس أداء الموظف مقارنةً بمستوى رضا العملاء يمكن أن يقدّم نظرة ثاقبة حول قدرته على تقديم خدمة عالية الجودة.
إن مراقبة مؤشرات مثل مدة معالجة المكالمة ومعدل الحلول يمكن أن يمنحك فهماً لكفاءة الموظف وفعاليته في التعامل مع استفسارات العملاء. ومع ذلك، من المهم أيضاً متابعة أمور مثل تقييمات العملاء المتتالية والشكاوى المتكررة، لأنها قد تشير إلى عدم رضا العملاء أو ضعف التواصل من قِبل الموظف.
حسناً، لقد استعرضنا الأساسيات. ما الذي ستفعله بهذه المعلومات؟
كما ذكرنا سابقاً، يمكن لتقارير نشاط الموظفين أن توفّر رؤى قيّمة حول إنتاجية الموظفين. ولكن من المهم معرفة كيفية تحليل هذه التقارير بشكل صحيح. إليك بعض النصائح:
ابحث عن الاتجاهات: عند فحص تقارير نشاط الموظفين، ابحث عن الأنماط. سيساعدك ذلك في معرفة أي الموظفين يحافظون باستمرار على إنتاجية عالية وأيّهم لا.
الزيادات والانخفاضات المفاجئة في الإنتاجية: قد ترتفع أو تنخفض إنتاجية الموظف في أوقات معينة. وقد يعود ذلك لعدة أسباب، مثل تغيّرات في عبء العمل أو ظروف شخصية. من المهم تحديد هذه الارتفاعات والانخفاضات لتتمكن من معالجة أي مشكلات أساسية.
حلّل أعباء الموظفين: انتبه جيداً لأعباء الموظفين عند تحليل تقارير النشاط. إذا كان أحد الموظفين يعمل باستمرار على مهام تفوق نطاقه، فقد يشير ذلك إلى مشكلة.
قارن نشاط الموظفين: بعد تقييم تقارير نشاط الموظفين، قارن أنشطة الموظفين ببعضها. سيساعدك هذا على معرفة أي الموظفين أكثر إنتاجية من غيرهم.
حدِّد مجالات التطوير: عند مراجعة تقارير نشاط الموظفين، حدد المجالات التي يحتاج فيها الموظفون إلى تحسين. سيساعدك هذا على وضع استراتيجيات لزيادة إنتاجية الموظفين.
تعتمد وتيرة إعداد تقارير نشاط الموظفين على احتياجات الشركة. قد تجد بعض الشركات أن التقارير الأسبوعية كافية، بينما تحتاج شركات أخرى إلى تقارير يومية أو شهرية. من المهم تحديد وتيرة تقارير نشاط الموظفين وفقاً لاحتياجات وأهداف الشركة.
التقرير اليومي: يمكن استخدام تقرير نشاط الموظف اليومي لمراقبة إنتاجية الموظف يومياً فيما يتعلق بعبء العمل. وبهذه الطريقة، يمكنك تقييم ما إذا كان موظفوك قادرين على القيام بالمهام الموكلة إليهم، أو منحهم المزيد أو توزيعها بشكل أفضل بين أفراد الفريق.
التقرير الأسبوعي: يمكن استخدام تقرير نشاط الموظف الأسبوعي لمتابعة إنتاجية الموظف على مدى فترة أطول. ينبغي أن يتضمن هذا التقرير ملخصاً للمهام التي تم إنجازها، والمشاريع أو المواعيد النهائية المقبلة، وتحليلاً للكفاءة والفعالية في تحقيق الأهداف خلال ذلك الأسبوع.
التقرير الشهري: في نهاية كل شهر، من المهم إعداد تقرير نشاط الموظف لتقييم أداء الأفراد والفريق. يجب أن يتضمن هذا التقرير مؤشرات واضحة مثل أرقام المبيعات، ومعدلات إنجاز المشاريع، ودرجات رضا العملاء، وسجلات الحضور. كما يمكن أن يشمل تقييماً نوعياً من المديرين أو الزملاء حول الأداء الوظيفي ومهارات التعاون.
التقرير السنوي: في هذه الفترة تحديداً، تستخدم الشركة التقييمات السنوية لتتبع تقارير نشاط الموظفين، ولكن عند جمع جميع المعلومات المُجمعة خلال التقرير السنوي، ستتمكن من رؤية نقاط تفوّق كل موظف أو مواطن ضعف لديه، بالإضافة إلى تحديد الاتجاهات العامة داخل الفريق.
مراجعات أداء الموظفين وتقارير نشاط الموظفين
مراجعات أداء الموظفين وتقارير نشاط الموظفين تخدم غايةً متشابهة في تتبع تقدم الموظف وأدائه وتقييمهما. ومع ذلك، ثمّة اختلافات جوهرية بينهما.
عادة ما تشمل مراجعات أداء الموظفين تقييماً شاملاً من 360 درجة، حيث يقدّم الرؤساء والزملاء، وحتى الموظف نفسه، آراء حول أدائه الوظيفي.
أمّا التقارير السنوية للموظفين فتركز بصورة أكبر على المهام والتكليفات المحدَّدة التي أنجزها الموظف بدلاً من تقييم أدائه الشامل ككل. كل منهما يمكن أن يكون أداةً قيمةً لقياس وتحسين إنتاجية الموظف، ولكن من المهم فهم الفروق بينهما.
وفي نهاية المطاف، يمكن أن يوفر الجمع بين كلا النوعين من التقييم صورة أكثر شمولاً لدى صاحب العمل حول نقاط قوة الموظفين وضعفهم.
يمكن أن يقدّم تقرير نشاط الموظف المُدار بشكل جيد كماً هائلاً من المعلومات حول إنتاجية الموظفين في شركتك. ومع ذلك، من المهم معرفة كيفية تحليل هذه التقارير بالشكل المناسب. ستساعدك النصائح والإرشادات الواردة في هذا المقال على تحقيق أقصى استفادة من التقارير السنوية لموظفيك.
وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون التقارير السنوية للموظفين أداة قيمة لتحديد أي فرص تدريب أو تطوير للموظفين.
ومع ذلك، من المهم تذكّر أن تقارير نشاط الموظفين ليست المؤشر الوحيد على أداء الموظف – ينبغي دعمها دائماً بالمتابعة المنتظمة ومراجعات الأداء. وبشكل عام، يمكن لتقارير نشاط الموظفين أن تقدّم معلومات مهمة حول أداء الفريق والأفراد عند دمجها مع أساليب تقييم أخرى.
نأمل أن يكون هذا الدليل قد ساعدك على فهم تقارير نشاط الموظفين. إذا كان لديك أي أسئلة، لا تتردد في تصفح أرشيف منشورات مدونتنا، فلدينا المزيد! شكراً لقراءتك!